Integritet och personuppgifter
Elmia värnar om din personliga integritet. Här beskriver vi hur vi samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du har kontakt med oss – till exempel som besökare, utställare, arrangör eller samarbetspartner.
Vi respekterar din integritet och skyddar dina personuppgifter enligt gällande lagstiftning, branschregler och etiska normer. Vårt arbete är anpassat till GDPR, General Data Protection Regulation, EU-förordning nr 2016/679 (Dataskyddsförordningen), som gäller i alla EU:s medlemsländer från den 25 maj 2018.
Vem gäller informationen för?
Denna information gäller dig som:
- besöker en mässa eller ett evenemang på Elmia
- är utställare, monterpersonal eller sponsor
- representerar en arrangör som genomför ett arrangemang hos oss
- är samarbetspartner, talare, leverantör eller annan affärskontakt till Elmia
Personuppgiftsansvarig
Elmia AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Organisationsnummer: 556354‑2413
Box 6066, 550 06 Jönköping
E‑post: [email protected]
Dataskyddsombud för Jönköping kommun är Niclas Nordström, Jönköpings kommun
Epost: [email protected]
Telefon: 03610 28 02
Insamling och behandling av personuppgifter
Vilka personuppgifter vi samlar in beror på vilken relation du har till Elmia – till exempel om du är besökare, utställare, arrangör eller samarbetspartner och det kan ske på olika sätt beroende på vilken kategori du tillhör.
Det kan handla om namn, kontaktuppgifter, företag eller organisation, befattning samt uppgifter som lämnas i samband med registrering, biljettköp, bokning eller annan kontakt med oss. I vissa fall samlar vi även in uppgifter via samarbetspartners eller från allmänt tillgängliga källor, till exempel offentliga register.
Genom Elmias digitala kanaler erbjuder vi dig att beställa information, ställa frågor, köpa biljetter och registrera dig till våra mässor och andra event. I vissa fall kan du lämna personuppgifter om andra, till exempel när du registrerar flera deltagare. Vi utgår då från att du har rätt att dela dessa uppgifter med oss.
För att vi ska kunna förbereda ditt besök och anpassa vår kommunikation och erbjudanden till dig kan vi även komma att spara vissa uppgifter om dina intressen, om du lämnat detta vid registreringen. Det kan till exempel handla om seminarier och föreläsningar du vill besöka eller produkter du är intresserad av.
När du besöker Elmias webbplatser använder vi cookies och liknande tekniker. Mer information om hur vi använder cookies och vilka val du kan göra finns i vår cookiepolicy.
Vi samlar inte medvetet in personuppgifter om barn och bedriver ingen marknadsföring riktad till minderåriga.
Vill du veta mer?
Här kan du läsa mer om dataskyddsförordningen, GDPR:
Frågor & svar om GDPR på Elmias mässor och evenemang
Vi behandlar personuppgifter för att kunna:
- administrera anmälningar, registreringar och biljettköp
- hantera inpassering, säkerhet och kundservice på plats
- kommunicera före, under och efter arrangemang
- fullgöra avtal med utställare, arrangörer och samarbetspartners
- utveckla, utvärdera och marknadsföra vår verksamhet
Behandlingen sker med stöd av gällande rättslig grund, till exempel avtal, rättslig förpliktelse, samtycke eller berättigat intresse.
Elmia kan komma att använda dina personuppgifter för att informera om våra arrangemang och verksamhet utifrån den lagliga grunden intresseavvägning. Det kan ske genom marknadsföring via e-post. Som besökare till ett evenemang kan du när som helst tacka nej till framtida utskick via avregistreringslänk i mejlet.
Om du är utställare och vill blir bortplockad i våra register kan du kontakta oss via [email protected].
Vid många arrangemang använder vi namnbricka (badge) med streckkod som scannas vid entrén för att hantera inpassering och säkerhet.
På fackmässor kan utställare erbjuda besökaravläsning, vilket innebär att de scannar din badge för att samla in kontaktuppgifter i affärssyfte (leads). Det är alltid frivilligt att låta en utställare scanna din badge. När scanning sker får utställaren tillgång till de uppgifter du lämnat vid registreringen.
Om utställaren är etablerad utanför EU/EES kan personuppgifterna föras över dit. Om du inte vill att detta ska ske ska du avstå från scanning.
Om personuppgifter överförs till länder utanför EU/EES säkerställer Elmia att detta sker i enlighet med GDPR, till exempel genom EU‑kommissionens standardavtalsklausuler.
Om du registrerar dig till ett arrangemang via en personlig inbjudan från en utställare innebär det att utställaren får tillgång till dina personuppgifter samt information om din närvaro på arrangemanget.
Ja. Vid våra mässor och evenemang förekommer fotografering och filmning i syfte att visa upp våra mötesplatser och vår verksamhet, till exempel på webbplats, i sociala medier, nyhetsbrev och tryckt material.
En bild eller film räknas som en personuppgift om en person kan identifieras. Vi tar både översiktsbilder med större folkmängder och närbilder där enskilda personer kan framträda tydligare.
Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning. Skyltning på plats informerar om att fotografering och filmning sker. Du kan alltid säga till fotografen eller kontakta oss i efterhand om du inte vill medverka.
Bild- och filmmaterial sparas så länge det är relevant för sitt ändamål och gallras löpande enligt våra rutiner (normalt upp till två genomföranden, och som längst 4 år).
Ja. Elmia använder kamerabevakning i och omkring anläggningen för att upprätthålla säkerhet och ordning. Inspelat material lagras i högst 21 dagar, om det inte behöver sparas längre vid till exempel en incidentutredning.
Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för. Lagringstiden varierar beroende på vilken relation du har till Elmia och vilken typ av arrangemang eller kommunikation det gäller.
Uppgifter kopplade till arrangemang sparas normalt under en begränsad tid efter genomförandet, medan uppgifter som krävs enligt lag, till exempel bokföringsuppgifter, sparas enligt lagkrav (som längst upp till 7 år).
Vid vissa arrangemang som genomförs av externa arrangörer i Elmias lokaler är Elmia inte personuppgiftsansvarig, utan personuppgiftsbiträde.
I dessa fall ansvarar respektive arrangör för information om personuppgiftsbehandling och för hantering av dina rättigheter. Hänvisning till ansvarig arrangör finns i samband med registrering eller på evenemangets webbplats.Du hittar alla våra aktuella arrangemang i kalendern.
Du har rätt att:
- få tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag)
- begära rättelse av felaktiga uppgifter
- begära radering i vissa fall
- invända mot eller begära begränsning av behandlingen
- återkalla ett lämnat samtycke
-
rätt att få ut vissa personuppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format (dataportabilitet), när behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal
För frågor eller begäran om dina rättigheter, kontakta oss på [email protected].
När du kontaktar oss med en begäran om dina rättigheter behöver vi säkerställa din identitet. Vi återkommer inom en månad med ett svar/en bekräftelse.
Om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): www.imy.se
GDPR Elmia
För begäran eller frågor om hantering av dina personuppgifter, kontakta:
E-post: dataelmia.se
