Utställarguide


Checklista - Deadlines

Ju tidigare du gör dina beställningar desto smidigare går ditt mässdeltagande.

Nedan hittar du de viktigaste hålltiderna inför ditt mässdeltagande. Observera att varje deadline är absolut sista datum men du kan gärna göra dina beställningar i god tid innan.

Deadline

Aktivitet / Kontakt

2017-08-24

Företagspresentation, Medutställare och Produktregister till mässkatalog

Kristina Hjorth
Tel: + 46 36 15 22 05

Inbjudningskort senast
2017-09-13
Övriga kort skrivs ut av utställaren själv på Mina sidor innan mässan.

Inbjudningskort, Utställarkort, Byggnationskort och Parkeringsbiljett

Kristina Hjorth
Tel: + 46 36 15 22 05

2017-09-07
En avgift tillkommer om 
50% på våra priser för beställningar inkomna 
fr o m 21 september
.

Utställarsupport - artiklar till din monter

Kristina Hjorth
Tel: + 46 36 15 22 05

2017-09-07
En avgift tillkommer om 
50% på våra priser för beställningar inkomna fr o m 21 september
.

Monterdesign - Elmia Expo

Eva Alexandersson
Tel: +46 36 15 22 73

Boka utifrån dina önskemål

Stick ut under mässan - reklamexponering på Elmia

Läs mer om vårt Stick ut-utbud

2017-09-20

Kvällsaktiviteter i din monter

Kristina Hjorth
Tel: + 46 36 15 22 05

 

Elmias utställarförsäkring
Anneli Dahlgren, Länsförsäkringar
Tel: +46 8 588 400 60

Lotten Jansson, Länsförsäkringar
Tel: +46 8 588 423 11
E-post

2017-10-04

OBS! Digitalt pressmaterial till webben publicerar utställaren själv under Mina sidor.

Pressmaterial till Pressrum på mässan
Sara Åberg
Tel: +46 36 15 20 49

 

Elmia Transportservice
Tel: +46 36 15 22 85, +46 36 15 22 86
Fax: +46 36 16 66 80
e-post

 

Spedition/Transport Utrikes
Tel:+46 31 337 05 07
e-post

Öppettider - Entré

Mässans öppettider

Onsdag 4 oktober 09.00-18.00
Torsdag 5 oktober 09.00-16.00

Mot uppvisande av personligt utställarkort kommer du in på mässan en timme före mässans öppnande och får vara kvar en timme efter mässans stängning.

Glöm inte att beställa personliga utställarkort till personalen i montern. Logga in på Mina sidor och registrera enkelt de som ska bemanna montern!


In- och utflyttningstider

Inflyttning

Datum / Tid

Vid frågor kontakta Informationen

2017-10-02, kl 08.00-22.00 Servicebemanning 08.00-16.00
2017-10-03, kl 08.00-20.00 Servicebemanning 08.00-20.00

Montrarna måste vara klara senast 3 oktober, kl 20.00.

Utflyttning

Datum / Tid

Vid frågor kontakta Informationen

2017-10-05, kl 17.00-22.00 Servicebemanning 08.00-20.00
2017-10-06, kl 08.00-16.00 Servicebemanning 08.00-16.00

OBS! Tidigast kl. 17.00 öppnas grindarna för utflyttning den 5/10.


Gods och transporter

Du kan skicka gods till Elmia. Här hittar du leveransadresser och övrig information kring gods och transport. FÖR ALLA UPPDRAG GÄLLER NSAB 2000.

Märkning av gods

Det är mycket viktigt att du märker godset noggrant enligt nedan:

Leveransadress:

Elmia Garden
Monternr, Företagsnamn
Kontaktperson samt telefonnummer
Mässvägen 12
SE-554 54  JÖNKÖPING, SVERIGE

Leverans av gods före mässan

  • Lossning sker automatiskt vid ankomst till mässområdet enligt gällande prislista.
  • Vid behov av lagring före eller efter mässan kontakta Elmia Transportservice.

Elmia Transportservice

Elmia Transportservice ansvarar inte för gods som är avställt i obemannade montrar. Vi rekommenderar att ni som utställare tecknar en heltäckande utställarförsäkring.

Elmia Transportservice – se Vem svarar på vad? för kontaktinfo

Servicebemanning under mässan

Truckhjälp

Tid utöver bemanningstiden bokas hos Elmia Transportservice, senast 2 veckor före mässan.

Lagring av tomemballage debiteras enligt gällande prislista

  • Lagring av tomemballage debiteras enlig gällande prislista.
  • Viktigt att emballaget märks med företagets namn och monternummer. Märklappar finns att tillgå hos Elmia Transportservice utanför Hall D och i Lobby Nord/Syd.
  • Efter mässans slut får ni tillbaka tomemballaget efter att mattorna är borttagna i gångarna.

Efter mässan - viktigt att tänka på

  • Utflytt får ske först efter att mattorna tagits bort från gångarna.
  • Godset som ska transporteras måste vara tydligt märkt. Det ska även finnas en utskriven fraktsedel där det framgår vem som betalar frakten och vilken speditör som kör godset. 
  • Du bokar själv transporten hos en speditör.
  • Lämna godset i din monter.

Övriga tjänster

  • Placering av gods i monter enligt anvisningar
    Elmia placerar era maskiner eller redskap efter era önskemål. Skicka skiss med anvisningar till Elmia Transportservice.
  • Uthyrning av liftar
    Förbeställ din lift hos Elmia Transportservice. OBS! Elmia kräver godkänt förarbevis på allt arbete i och framförande av lift.
  • Bandning
    Vi bandar ert gods efter mässans slut.
  • Uthyrning av personal
  • Försäljning
    Diverse förpackningsmaterial finns till försäljning.

Kontakta Elmia Transportservice för mer information.


Din monter

Möjligheterna att utforma den är oändliga. Hur du väljer att designa din monter beror på ditt mål med mässan.

Monterdesign och utställarsupport

Genom monterdesign och utställarsupport kan du beställa material till montern vare sig du vill ha ett standardpaket för smidighetens skull eller en specialdesignad monter för just ditt företag.

Du kan redan nu titta i vår produktkatalog för att se vilka övriga tjänster och vilken utrustning vi har att erbjuda.

Monterväggar

Avskiljande monterväggar uppförs av Elmia om inte annat aviseras

Om du inte behöver väggar kan du kryssa i en ruta i vår prislista. Eventuell återställningskostnad för skador såsom borr- och skruvhål, klammerborttagning, tejprester och återställning av egenhändigt målad vägg debiteras enligt gällande prislista.

Stödväggar

Vänligen uppmärksamma att avskiljande väggar längre än 4 meter kräver en stödvägg av säkerhetsskäl. Om din monter är längre än 4 meter, byggs en vinkelrät (1 meter) stödvägg ut i montern. Denna får ej tas bort! Fråga gärna Monterservice om råd för byggnationer med hjälp av våra väggar, t.ex. pentry-/förrådsbyggnation eller konferensutrymme.


Utställarkort - Byggnationskort - Parkeringsbiljett

För att tydligt visa din behörighet på mässan är det viktigt att bära kortet väl synligt under din vistelse på mässans område.

Utställarkort

Utställarkort används av monterpersonalen som arbetar i montern under mässan, korten är även giltiga under in- och utflytt. Korten är personliga.

Registrera din monterpersonal så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Under rubriken ”Registrera och skriv ut utställarkort och byggnationskort” registrerar du din monterpersonal och skriver ut korten.

Byggnationskort

Av säkerhetsskäl ska alla som arbetar med monterbyggnation ha ett byggnationskort. Byggnationskortet är enbart giltigt under in- och utflyttning.

Gör din beställning av byggnationskort så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Under rubriken ”Registrera och skriv ut utställarkort och byggnationskort” registrerar du dina monterbyggare och skriver ut korten.

Parkeringsbiljett

Elmias parkeringsytor är försedda med parkeringsautomater. Utställare har möjlighet att beställa ett parkeringskort för SEK 192 (exkl. moms) per styck. Kortet är giltigt under hela utställningstiden (även under in- och utflyttning).

Gör din beställning av parkeringsbiljett så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Gå in under rubriken ”Mina beställningar” och där klickar du på Parkeringsbiljett och gör din beställning. Du skriver själv ut dina parkeringsbiljetter.

Fakturering

Grundavgift

Faktureras i samband med att orderbekräftelse sänds ut. 
Betalningsvillkor är 30 dagar netto.

Monterhyra och utställarförsäkring

Faktureras tre månader före mässan. Betalning sker senast 60 dagar före mässans öppnande.

Övrig fakturering

Övriga servicefakturor, entrékort, truckservice m.m. faktureras efter mässan. Betalningsvillkor för dessa är 20 dagar netto.
För samlingsmontrar gäller att samtliga kostnader debiteras huvudutställaren.


Hjälp under mässan

Har du några frågor under mässan så vänd dig till personalen i Informationen.

De kan besvara dina frågor direkt eller hänvisa dig vidare till rätt person. Du kan även få hjälp med enklare kopiering.      

Information Syd 
Tel +46 36 15 21 17, 15 21 18
Fax +46 36 16 48 25
E-post infosyd@elmia.se


Inbjudningskort - Bjud in dina kunder

Du har själv stora möjligheter att påverka vilka besökare som kommer till mässan. Använd våra inbjudningskort och din inbjudningskod för att bjuda in dina kunder att besöka din monter.

Inbjudningskort

Marknadsför ditt mässdeltagande genom att skicka inbjudningskort till dina kunder. På så vis får de en personlig inbjudan till just din monter. Ett mycket effektivt sätt att marknadsföra ditt mässdeltagande på.

Beställ inbjudningskort

Gör din beställning av inbjudningskort så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Gå in under rubriken ”Mina beställningar” och där klickar du på "Inbjudningskort" och gör din beställning.

Huvudutställare beställer kort till sig och Medutställare kan göra egna beställningar med sitt lösenord och login på vår hemsida.

Priser

Påtryck av logotyp i färg (ink. 100 kort) 1.495 SEK exklusive moms.
Pris per ytterligare 100 beställda kort, 149 SEKexklusive moms.

Påtryck av företagsnamn i svart/vitt utan logotyp (inklusive. 100 kort).
995 SEK exklusive moms. Pris per ytterligare 100 beställda kort, 95 SEK exklusive moms.

Blanka kort utan påtryck är kostnadsfria.


Inbjudningsverktyg

Att träffa rätt besökare är A och O för att lyckas på Elmia Garden. Det gäller därför att se till att de personer du vill möta, verkligen besöker mässan.

Vi vill göra det enkelt för dig att bjuda in kunder. Därför har vi tagit fram ett antal hjälpmedel. Genom dessa kan du på ett effektivt sätt bjuda in, utan att behöva lägga ner för mycket energi och tid.

I detta verktyg ingår fyra smarta vägar att nå dina kunder: Via egna inbjudningskort, er unika inbjudningskod samt en personlig hälsning vid förregistreringen.

För att beställa inbjudningskort, göra er förregistrering personlig och ladda hem er unika inbjudningskod måste du logga in med ert weblogin.

1. 

Du beställer inbjudningskort av Elmia. Med personlig logotyp tryckt på inbjudningskorten sticker din inbjudan ut från mängden och blir unik.

 

 

 

2.  

En annan väg att marknadsföra er är via er inbjudningskod. Denna kan du placera som en länk i dina mejl, trycka i annonser, lägga som en banner på nätet, eller varför inte låta trycka upp den på en give-away?

 

T.ex. Klicka här för att förregistrera dig till Elmia Garden.

3.  

Du kan själv enkelt marknadsföra ditt mässdeltagande genom dina e-postutskick. Berätta för dina kunder att du deltar på Elmia Garden genom att skriva detta i din e-postsignatur.

 

E-postsignatur:

Besök oss på Elmia Garden 4-5 oktober 2017.
Vi finns i monter
xxx.
Använd koden
xxx för att förregistrera dig kostnadsfritt

 Vi ses på Elmia Garden.

4.  
När din kund går in på hemsidan för att förregistrera sig, möts han/hon av en personlig hälsning från ditt företag.
I steget, när kundens entrékort ska skrivas ut, finns stort utrymme att ge mer information och meddelanden till läsaren. Här kan du berätta om det är någon speciell nyhet som visas upp, var montern finns, vilka som finns på plats osv.
 

  

Tips till dig som ställer ut – så vet du vem som är på mässan!

Som utställare får du tillgång till verktyget för besökarregistrering, Leads. Uppgifterna visas i realtid, vilket innebär att du som har internetuppkoppling i montern direkt kan se vilka av ”dina” besökare som är på ingång eller befinner sig på mässan.

Du kan alltså se de som registrerat sig via de inbjudningskort/inbjudningskod som du skickat ut.

Har du frågor Kristina Hjorth, utställarsupport, telefon +46 36 15 21 28.


Hitta morgondagens partners

När besökarna har slutfört förregistreringen till mässan kan de som tillval fortsätta registreringen och fylla i intresseområden för att matchas mot utställande företag.

Intresseområdena baseras på katalogens produktregister och det är därför extra viktigt att du som utställare har fyllt i vilka produkter som du visar på mässan.

Kontaktuppgifter på de besökare vars intressen matchar ditt produktutbud uppdateras löpande i Leads, vårt verktyg för leadshantering. Du har tillgång till Leads genom att logga in med ditt utställarlogin och gå till "Mina sidor".

I Leads kan du även se vilka som har förregistrerat sig med dina inbjudningskort och din inbjudningskod. Genom att under mässan notera numret på entrékortet som besökaren bär kan du även ladda hem kontaktuppgifter på besökarna i din monter.


Utställarförsäkring

Som mässarrangör vet vi att försäkringsskydd är viktigt. Med Elmias utställarförsäkring får du ett tryggt mässdeltagande och kan fokusera på dina säljaktiviteter.

Tillsammans med din orderbekräftelse har du även fått information om Elmias Utställarförsäkring.

Nedan finns mer information om försäkringen och kompletta försäkringsvillkor. Du kan ladda ner dem som PDF-filer.

Försäkringen gäller under förutsättning att betalning skett på förfallodatum.

Elmia utställarförsäkring villkor

Kompletta försäkringsvillkor 

Tryggt mässdeltagande

Information om Elmias Utställarförsäkring


Mässkatalog

I mässkatalogen presenteras ditt företag, dina produkter och dina tjänster. En tryckt version av katalogen delas ut gratis till alla besökare på mässan och kommer även att distribueras som inlaga i tidningen Viola.  Mässkatalogen publiceras även digitalt här på webben. 

I grundavgiften ingår:

  • Företagspresentation med katalogtext
  • Produktregister

Så här registrerar du dina kataloguppgifter:

Som tidigare utställare kan du använda dina historiska uppgifter på respektive beställning. OBS! De måste godkännas och skickas in på nytt.

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger
    (Dessa har du fått i samband med orderbekräftelsen)
  2. Du är nu inloggad på ”Mina sidor”. Gör dina beställningar, genom att välja ”Mina beställningar”
  3. Under ”Företagspresentation” kontrollerar du att dina företagsuppgifter är korrekta. OBS! Ändringar här slår enbart igenom i mässkatalogen. Fyll även i katalogtext (se förklaring nedan).
  4. Under ”Medutställare/Agentur/Varumärken”. Välj de alternativ som passar dig.
  5. Ange i produktregistret vilka produkter ditt företag erbjuder

Aktiv Medutställare, SEK 3 950

- Delar monter med huvudutställare

Kryssa i rutan och anmäl eventuella medutställare (företag som delar monter med huvudutställaren). Som aktiv medutställare visas ditt företag på samma sätt som huvudutställarens. Du har möjlighet att fylla i ett produktregister, medutställare, agentur och varumärken.

Företagspresentation

Kan innehålla en kortfattad beskrivning av företaget och de produkter och/eller tjänster som visas i montern. Den får innehålla max 300 tecken på svenska.  

För att även nå våra internationella besökare är det viktigt att du också sänder oss presentationen på engelska. Det tillkommer ingen extra avgift för denna text, dock max 300 tecken.

Ytterligare text debiteras med SEK 100 exklusive moms per 72 tecken.

Produktregister
Kryssa för de produktområden ditt företag representerar i produktregistret. Om du saknar någon produktrubrik kan du ge egna förslag. 

OBS! Kataloguppgifter och ändringar inskickade efter 2017-08-24 publiceras endast i mässkatalog online.

 

Annonsera i mässkatalogen 

Som utställare har du möjlighet att annonsera i mässkatalogen för att öka chansen att besökaren ska uppmärksamma just ditt företag. Katalogen delas ut gratis till besökare och utställare på mässan. Annonser i mässkatalogen bokas via vår samarbetspartner Lime AB som ger ut tidningen Viola. 

Se priser, annonsformat och tekniska specifikationer 


Elmia hjälper dig nå media

Fram till mässans startdatum skickar Elmia ut pressreleaser, annonser, satsningar och kampanjer för att skapa uppmärksamhet för mässan. Men kom ihåg: Elmia bjuder in till mässan - Du bjuder in till din monter!

Under mässan finns ett bemannat pressrum som är den naturliga mötes- och arbetsplatsen för de journalister som besöker mässan. Om du har pressinformation som du vill placera där ber vi dig att skicka den till oss i god tid. Det går också bra att komma förbi presscentret dagen innan mässan öppnar. 

Sänd ditt pressmaterial till:

Elmia AB
Elmia Garden - Presstjänsten
Box 6066
550 06 JÖNKÖPING

Här på webben publicerar vi även nyheter från våra utställare. Där kan du som utställare publicera din nyhet. Det gör du på Mina sidor. 


Vem svarar på vad?

Personal / Ansvarsområde Tel / Fax
Elmias växel Tel: +46 36 15 20 00
Fax: +46 36 15 22 29

Projektledare
Kristin Koefoed


Tel +46 36 15 22 79

Kommunikatörer
Sara Åberg

Josefine Christiansson


Tel: +46 36 15 20 49

Tel: +46 36 15 21 57

Key Account Manager
Admir Besic


Tel +46 36 15 21 80

Utställarsupport
Kristina Hjorth


Tel: +46 36 15 22 05

Mässkatalog
Kristina Hjorth


Tel: +46 36 15 22 05

Utställar-, byggnationskort och parkeringsbiljett

Kristina Hjorth

 


Tel: +46 36 15 22 05

Monterdesign
Eva Alexandersson

 

Tel: +46 36 15 22 73

Internet, Data, IT
IT-support
Tel: +46 36 15 22 27
Konferenslokaler
Annika Pettersson
Tel: +46 36 15 21 37
Blommor
Eva Pettersson
Evas Floristtjänst
Tel: + 46 707 35 17 35
Elmia Mässrestauranger
Sodexo
Tel: +46 36 15 21 85
Elmia Transportservice
Mikael Bergdahl
Thomas Friman

Tel: +46 36 15 22 85
Tel: +46 36 15 22 86
Spedition / Transport Utrikes
e-post
Tel: + 46 31 337 05 70

Elmias utställarförsäkring
Anneli Dahlgren, Länsförsäkringar

Lotten Jansson, Länsförsäkringar
E-post

Tel: +46 8 588 400 60

Tel: +46 8 588 423 11

 

Direkttelefoner under mässan
Infodisk Lobby Syd
Tel: +46 36 15 21 18

Alkoholbestämmelser

Elmias restauratör Sodexo AB har utskänkningstillstånd för anläggningens restauranger, hallar och konferensavdelning. Det innebär att du som utställare måste vända dig till Sodexo om du vill servera alkohol i din monter.

Sodexo restauranger levererar då direkt till er monter enligt gällande prislista. Servering av alkoholhaltliga drycker måste enligt alkohollagen hanteras av serveringspersonal.

Sodexo restauranger ombesörjer uthyrning av serveringspersonal. Det är inte tillåtet att ta med egen alkohol eller serveringspersonal.

Alkohol får serveras tidigast från och med kl 11.00.

Vid frågor vänligen kontakta: Beata Magnusson, 036-15 21 56, beata.magnusson@sodexo.com


Kvällsaktivitet i montern

Genom att utnyttja er redan fina träffpunkt på mässan även för kvällen, så kan ni träffa era kunder under avslappnade former efter mässans stängning. Fyll i din ansökan under Mina sidor om du vill ha aktiviteten i din monter eller i någon av Elmias restauranger.

Pris för kvällsaktivitet är 1 500 SEK per påbörjad timme.

Ansökan till Elmia

Ansökan om tillstånd behövs för aktiviteter som sker i er monter eller i någon av Elmias restauranger efter mässans stängning och fram till kl 22.00. 

Fyll i din ansökan under Mina Sidor senast två veckor före mässan. 

Mat och dryck kan bokas via Sodexo som är Elmias restauratör på området. Kontakta Gunnar Westerlund tel +46 36 15 21 71 eller Beata Magnusson, tel +46 36 15 21 56.

Enligt svensk alkohollag är det inte tillåtet att servera alkoholhaltiga drycker själva, utan det måste beställas genom den som har utskänkningstillståndet på området. Läs mer här.

För hjälp med möbler, teknik eller andra praktiska detaljer, kontakta Utställarsupport (se sidan "Vem svarar på vad?").