Utställarguide


Checklista - Deadlines

Ju tidigare du gör dina beställningar desto smidigare går ditt mässdeltagande.

Nedan hittar du de viktigaste hålltiderna inför ditt mässdeltagande. Observera att varje deadline är absolut sista datum men du kan gärna göra dina beställningar i god tid innan.

Deadline

Aktivitet / Kontakt

Omgående Hotellbokning (Nordic travel)
Boka boende online
+46 (0)411 23 66 02

2016-08-26

Företagspresentation, Medutställare och Produktregister

Helena Hellman
Tel: + 46 36 15 21 48

Inbjudningskort senast
2016-09-13
Övriga kort skrivs ut av utställaren själv.

Inbjudningskort, Utställarkort, Byggnationskort och Parkeringsbiljett

Helena Hellman
Tel: + 46 36 15 21 48

2016-09-07
En avgift tillkommer om 
50% på våra priser för beställningar inkomna 
fr o m 21 september
.

Utställarsupport - el, matta, belysning
Helena Hellman
Tel: + 46 36 15 21 48

2016-09-07
En avgift tillkommer om 
50% på våra priser för beställningar inkomna 
fr o m 21 september
.

Monterdesign
monterdesign@elmia.se
Tel: +46 36 15 21 28
 

Stick ut under mässan - reklamexponering på Elmia

Läs mer om vårt Stick ut-material.

2016-08-12
OBS! Även sista materialdag

Annonsbokning Mässkatalog

Lime AB
Tel: +46 40 40 86 80

Läs mer i utställarguiden

Elmias utställarförsäkring
Hans Thunström, Länsförsäkringar
Tel: +46 739 64 27 50
e-post

2016-10-05

Pressmaterial till Pressrum
Alexandra Rönnqvist
Tel: +46 36 15 22 15

Läs mer i utställarguiden

Elmia Transportservice
Tel: +46 36 15 22 85, +46 36 15 22 86
Fax: +46 36 16 66 80
e-post

Läs mer i utställarguiden

Spedition/Transport Utrikes
Tel:+46 31 337 05 07
e-post

Öppettider - Entré

Mässans öppettider

Onsdag 5 oktober 09.00-18.00
Torsdag 6 oktober 09.00-16.00

Mot uppvisande av personligt utställarkort kommer du in på mässan en timme före mässans öppnande och får vara kvar en timme efter mässans stängning.

Glöm inte att beställa personliga utställarkort till personalen i montern. Logga in på Mina sidor och registrera enkelt de som ska bemanna montern!


In- och utflyttningstider

Inflyttning

Datum / Tid

Vid frågor kontakta Informationen

2016-10-03, kl 08.00-22.00 Servicebemanning 08.00-16.00
2016-10-04, kl 08.00-20.00 Servicebemanning 08.00-20.00

Montrarna måste vara klara senast 4 oktober, kl 20.00.

Utflyttning

Datum / Tid

Vid frågor kontakta Informationen

2016-10-06, kl 17.00-22.00 Servicebemanning 08.00-20.00
2016-10-07, kl 08.00-16.00 Servicebemanning 08.00-16.00

OBS! Tidigast kl. 17.00 öppnas grindarna för utflyttning den 6/10.


Gods och transporter

Du kan skicka gods till Elmia. Här hittar du leveransadresser och övrig information kring gods och transport. FÖR ALLA UPPDRAG GÄLLER NSAB 2000.

Märkning av gods

Det är mycket viktigt att du märker godset noggrant enligt nedan:

Leveransadress:

Elmia Garden
Monternr, Företagsnamn
Kontaktperson samt telefonnummer
Mässvägen 12
SE-554 54  JÖNKÖPING, SVERIGE

Leverans av gods före mässan

  • Lossning sker automatiskt vid ankomst till mässområdet enligt gällande prislista.
  • Vid behov av lagring före eller efter mässan kontakta Elmia Transportservice.

Elmia Transportservice

Elmia Transportservice ansvarar inte för gods som är avställt i obemannade montrar. Vi rekommenderar att ni som utställare tecknar en heltäckande utställarförsäkring.

Elmia Transportservice – se Vem svarar på vad? för kontaktinfo

Servicebemanning under mässan

Truckhjälp

Tid utöver bemanningstiden bokas hos Elmia Transportservice, senast 2 veckor före mässan.

Lagring av tomemballage debiteras enligt gällande prislista

  • Lagring av tomemballage debiteras enlig gällande prislista.
  • Viktigt att emballaget märks med företagets namn och monternummer. Märklappar finns att tillgå hos Elmia Transportservice utanför Hall D och i Lobby Nord/Syd.
  • Efter mässans slut får ni tillbaka tomemballaget efter att mattorna är borttagna i gångarna.

Efter mässan - viktigt att tänka på

  • Utflytt får ske först efter att mattorna tagits bort från gångarna.
  • Godset som ska transporteras måste vara tydligt märkt. Det ska även finnas en utskriven fraktsedel där det framgår vem som betalar frakten och vilken speditör som kör godset. 
  • Du bokar själv transporten hos en speditör.
  • Lämna godset i din monter.

Övriga tjänster

  • Placering av gods i monter enligt anvisningar
    Elmia placerar era maskiner eller redskap efter era önskemål. Skicka skiss med anvisningar till Elmia Transportservice.
  • Uthyrning av liftar
    Förbeställ din lift hos Elmia Transportservice. OBS! Elmia kräver godkänt förarbevis på allt arbete i och framförande av lift.
  • Bandning
    Vi bandar ert gods efter mässans slut.
  • Uthyrning av personal
  • Försäljning
    Diverse förpackningsmaterial finns till försäljning.

Kontakta Elmia Transportservice för mer information.


Din monter

Möjligheterna att utforma den är oändliga. Hur du väljer att designa din monter beror på ditt mål med mässan.

Monterdesign och utställarsupport

Genom monterdesign och utställarsupport kan du beställa material till montern vare sig du vill ha ett standardpaket för smidighetens skull eller en specialdesignad monter för just ditt företag.

Du kan redan nu titta i vår produktkatalog för att se vilka övriga tjänster och vilken utrustning vi har att erbjuda.

Monterväggar

Avskiljande monterväggar uppförs av Elmia om inte annat aviseras

Om du inte behöver väggar kan du kryssa i en ruta i vår prislista. Eventuell återställningskostnad för skador såsom borr- och skruvhål, klammerborttagning, tejprester och återställning av egenhändigt målad vägg debiteras enligt gällande prislista.

Stödväggar

Vänligen uppmärksamma att avskiljande väggar längre än 4 meter kräver en stödvägg av säkerhetsskäl. Om din monter är längre än 4 meter, byggs en vinkelrät (1 meter) stödvägg ut i montern. Denna får ej tas bort! Fråga gärna Monterservice om råd för byggnationer med hjälp av våra väggar, t.ex. pentry-/förrådsbyggnation eller konferensutrymme.


Utställarkort - Byggnationskort - Parkeringsbiljett

För att tydligt visa din behörighet på mässan är det viktigt att bära kortet väl synligt under din vistelse på mässans område.

Utställarkort

Utställarkort används av monterpersonalen som arbetar i montern under mässan, korten är även giltiga under in- och utflytt. Korten är personliga.

Registrera din monterpersonal så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Under rubriken ”Registrera och skriv ut utställarkort och byggnationskort” registrerar du din monterpersonal och skriver ut korten.

Byggnationskort

Av säkerhetsskäl ska alla som arbetar med monterbyggnation ha ett byggnationskort. Byggnationskortet är enbart giltigt under in- och utflyttning.

Gör din beställning av byggnationskort så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Under rubriken ”Registrera och skriv ut utställarkort och byggnationskort” registrerar du dina monterbyggare och skriver ut korten.

Parkeringsbiljett

Elmias parkeringsytor är försedda med parkeringsautomater. Utställare har möjlighet att beställa ett parkeringskort för SEK 192 (exkl. moms) per styck. Kortet är giltigt under hela utställningstiden (även under in- och utflyttning).

Gör din beställning av parkeringsbiljett så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Gå in under rubriken ”Mina beställningar” och där klickar du på Parkeringsbiljett och gör din beställning. Du skriver själv ut dina parkeringsbiljetter.

Fakturering

Grundavgift

Faktureras i samband med att orderbekräftelse sänds ut. 
Betalningsvillkor är 30 dagar netto.

Monterhyra och utställarförsäkring

Faktureras tre månader före mässan. Betalning sker senast 60 dagar före mässans öppnande.

Övrig fakturering

Övriga servicefakturor, entrékort, truckservice m.m. faktureras efter mässan. Betalningsvillkor för dessa är 20 dagar netto.
För samlingsmontrar gäller att samtliga kostnader debiteras huvudutställaren.


Hjälp under mässan

Har du några frågor under mässan så vänd dig till personalen i Informationen.

De kan besvara dina frågor direkt eller hänvisa dig vidare till rätt person. Du kan även få hjälp med enklare kopiering.      

Information Syd 
Tel +46 36 15 21 17, 15 21 18
Fax +46 36 16 48 25
E-post infosyd@elmia.se


Inbjudningskort - Bjud in dina kunder

Du har själv stora möjligheter att påverka vilka besökare som kommer till mässan. Använd våra inbjudningskort och er inbjudningskod för att bjuda in dina kunder att besöka din monter.

Inbjudningskort

Marknadsför ditt mässdeltagande genom att skicka inbjudningskort till dina kunder. På så vis får de en personlig inbjudan till just din monter. Ett mycket effektivt sätt att marknadsföra ditt mässdeltagande på.

Beställ inbjudningskort

Gör din beställning av inbjudningskort så här:

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger.
  2. Gå in under rubriken ”Mina beställningar” och där klickar du på "Inbjudningskort" och gör din beställning.

Huvudutställare beställer kort till sig och Medutställare kan göra egna beställningar med sitt lösenord och login på vår hemsida.

Priser

Påtryck av logotyp i färg (ink. 100 kort) 1.495 SEK exklusive moms.
Pris per ytterligare 100 beställda kort, 149 SEKexklusive moms.

Påtryck av företagsnamn i svart/vitt utan logotyp (inklusive. 100 kort).
995 SEK exklusive moms. Pris per ytterligare 100 beställda kort, 95 SEK exklusive moms.

Blanka kort utan påtryck är kostnadsfria.


Inbjudningsverktyg

Att träffa rätt besökare är A och O för att lyckas på Elmia Garden. Det gäller därför att se till att de personer du vill möta, verkligen besöker mässan.

InbjudningsverktygetVi vill göra det enkelt för dig att bjuda in kunder. Därför har vi tagit fram ett antal hjälpmedel. Genom dessa kan du på ett effektivt sätt bjuda in, utan att behöva lägga ner för mycket energi och tid.

I detta verktyg ingår fyra smarta vägar att nå dina kunder: Via egna inbjudningskort, er unika inbjudningskod samt en personlig hälsning vid förregistreringen.

För att beställa inbjudningskort, göra er förregistrering personlig och ladda hem er unika inbjudningskod måste du logga in med ert weblogin.

1. 

Du beställer inbjudningskort av Elmia. Med personlig logotyp tryckt på inbjudningskorten sticker din inbjudan ut från mängden och blir unik.

 

 

 

2.  

En annan väg att marknadsföra er är via er inbjudningskod. Denna kan du placera som en länk i dina mejl, trycka i annonser, lägga som en banner på nätet, eller varför inte låta trycka upp den på en give-away?

 

Här lägger du in en banner för just din mässa. T.ex. Klicka här för att förregistrera dig till Elmia Garden.

3.  

Du kan själv enkelt marknadsföra ditt mässdeltagande genom dina
e-postutskick. Berätta för dina kunder att du deltar på Elmia XXXX genom att skriva detta i din e-postsignatur.

Här till höger finns ett par exempel som du kan använda:

 

E-postsignaturer:

Besök oss på Elmia Garden 5-6 oktober 2016.
Vi finns i monter
xxx.
Använd koden
xxx för att förregistrera dig kostnadsfritt

 Vi ses på Elmia Garden.

4.  
När din kund går in på hemsidan för att förregistrera sig, möts han/hon av en personlig hälsning från ditt företag.
I steget, när kundens entrékort ska skrivas ut, finns stort utrymme att ge mer information och meddelanden till läsaren. Här kan du berätta om det är någon speciell nyhet som visas upp, var montern finns, vilka som finns på plats osv.
 

  

Tips till dig som ställer ut – så vet du vem som är på mässan!

Som utställare får du tillgång till verktyget för besökarregistrering, Leads. Uppgifterna visas i realtid, vilket innebär att du som har internetuppkoppling i montern direkt kan se vilka av ”dina” besökare som är på ingång eller befinner sig på mässan.
Du kan alltså se de som registrerat sig via de inbjudningskort/inbjudningskod som du skickat ut.

Har du frågor kontakta Tobias Blomqvist, utställarsupport, telefon +46 36-15 21 28.


Hitta morgondagens partners

När besökarna har slutfört förregistreringen till mässan kan de som tillval fortsätta registreringen och fylla i intresseområden för att matchas mot utställande företag.

Intresseområdena baseras på katalogens produktregister och det är därför extra viktigt att du som utställare har fyllt i vilka produkter som du visar på mässan.

Kontaktuppgifter på de besökare vars intressen matchar ditt produktutbud uppdateras löpande i Leads, vårt verktyg för leadshantering. Du har tillgång till Leads genom att logga in med ditt utställarlogin och gå till "Mina sidor".

I Leads kan du även se vilka som har förregistrerat sig med dina inbjudningskort och din inbjudningskod. Genom att under mässan notera numret på entrékortet som besökaren bär kan du även ladda hem kontaktuppgifter på besökarna i din monter.


Utställarförsäkring

Som mässarrangör vet vi att försäkringsskydd är viktigt. Med Elmias utställarförsäkring får du ett tryggt mässdeltagande och kan fokusera på dina säljaktiviteter.

Tillsammans med din orderbekräftelse har du även fått information om Elmias Utställarförsäkring.

Nedan finns mer information om försäkringen och kompletta försäkringsvillkor. Du kan ladda ner dem som PDF-filer.

Försäkringen gäller under förutsättning att betalning skett på förfallodatum.

Elmia utställarförsäkring villkor

Kompletta försäkringsvillkor (uppdaterat 2016-04-11)

Elmia utställarförsäkring villkor

Kompletta försäkringsvillkor för försäkringar tecknade t.o.m. 2016-04-10

Tryggt mässdeltagande

Information om försäkringen finner du här


Mässkatalog och mässtidning

I mässkatalogen presenteras ditt företag, dina produkter och dina tjänster. Den tryckta katalogen delas ut gratis till alla besökare på mässan. Mässkatalogen publiceras även här på vår webbsida, uppgifterna publiceras automatiskt. Den kommer också att distribueras som inlaga i tidningen Viola.

I grundavgiften ingår:

  • Företagspresentation med katalogtext
  • Produktregister
  • Passiva Medutställare  

Så här registrerar du dina kataloguppgifter:

Som tidigare utställare kan du använda dina historiska uppgifter på respektive beställning. OBS! Måste godkännas och skickas in.

  1. Logga in på "Mina sidor" med användarnamn och lösenord via nyckelikonen uppe till höger
    (Dessa har du fått i samband med orderbekräftelsen)
  2. Du är nu inloggad på ”Mina sidor”. Gör dina beställningar, genom att välja ”Mina beställningar”
  3. Under ”Företagspresentation” kontrollerar du att dina företagsuppgifter är korrekta. OBS! Ändringar här slår enbart igenom i mässkatalogen. Fyll även i katalogtext (se förklaring nedan).
  4. Under ”Medutställare/Agentur/Varumärken”. Välj de alternativ som passar dig.
  5. Produktregister (Produktregister gäller endast Huvudutställare och Aktiv Medutställare.)

Aktiv Medutställare, SEK 3 950

- Delar monter med huvudutställare

Kryssa i rutan och anmäl eventuella medutställare (företag som delar monter med huvudutställaren). Som aktiv medutställare visas ditt företag på samma sätt som huvudutställarens. Du har möjlighet att fylla i ett produktregister, medutställare, agentur och varumärken.

”Beställningar för utställare” - förklaring

Katalogtext

Kan innehålla en kortfattad beskrivning av företaget och de produkter och/eller tjänster som visas i montern. Den får innehålla max 600 tecken. Ytterligare text debiteras med SEK 100 exklusive moms per 72 tecken.
För att även nå våra internationella besökare är det viktigt att du också sänder oss uppgifterna på engelska. Det tillkommer ingen extra avgift för denna text, dock max 600 tecken.

Passiv Medutställare
Kryssa i rutan och fyll i uppgifter. Företaget presenteras kostnadsfritt med endast ett fåtal uppgifter. All praktisk information om mässmontern går enbart till huvudutställaren.

Produktregister
Kryssa för de produktområden ditt företag representerar i produktregistret. Om du saknar någon produktrubrik kan du ge egna förslag.
Produktregistret gäller för Huvudutställare och Medutställare Aktiv.

Nedan uppgifter kommer att uppdateras inom kort.

Annonsera i mässkatalogen

Passa även på att annonsera i mässkatalogen i samband med ditt mässdeltagande.

Här hittar du priser och annonsformat.

Priserna gäller färdigt digitalt material. Priserna är exkl moms men inkl reklamskatt.

Upplaga: 6.000 ex

Material: Digitalt annonsmaterial samt utskrift. Till färgannonser skall cromalin eller färgprov bifogas.

Sista materialdag: 12 augusti

Materialadress:
LIME AB, Tejarps Gård, SE-230 41 KLÅGERUP, SVERIGE.
Tel +46 40 40 86 80
Fax +46 40 40 86 86.
E-post annons@lime.nu


Elmia hjälper dig nå media

Fram till mässans startdatum gör Elmia en massiv bearbetning mot olika besökarkategorier i form av pressreleaser, annonser, satsningar och kampanjer. Men kom ihåg: Elmia bjuder in till mässan - Du bjuder in till din monter!

Skicka pressinformation i god tid. Din pressmapp kan t.ex. innehålla: en enkel beskrivning av det du planerar att visa på mässan, en pressrelease och eventuella bilder.

Sänd ditt pressmaterial till:

Elmia AB

Elmia Garden

Presstjänsten

Box 6066

SE-550 06 JÖNKÖPING

SVERIGE

På Elmia finns en presstjänst. Under mässan finns också ett bemannat pressrum som är den naturliga mötes- och arbetsplatsen för de journalister som besöker mässan.


Vem svarar på vad?

Personal / Ansvarsområde Tel / Fax
Elmias växel Tel: +46 36 15 20 00
Fax: +46 36 15 22 29

Mässansvarig
Henrik Landén

Tel: +46 36 15 22 57
Kommunikationsansvarig
Alexandra Rönnqvist
Tel: +46 36 15 22 15

Key Account Manager
Bengt Erikson

Tel: +46 36 15 22 26
Utställarsupport
Helena Hellman
Tel: +46 36 15 21 48

Mässkatalog
Helena Hellman

Tel: +46 36 15 21 48

Utställar-, byggnationskort och parkeringsbiljett

Helena Hellman

Tel: +46 36 15  21 48
Monterdesign
Johanna Bjurevik
Tel: +46 36 15 22 24
Internet, Data, IT
IT-support
Tel: +46 36 15 22 27
Konferenslokaler
Elmia Meetings
Tel: +46 36 15 22 22
Blommor
Eva Pettersson
Evas Floristtjänst
Tel: + 46 707 35 17 35
Elmia Mässrestauranger
Sodexo
Tel: +46 36 15 21 71
Elmia Transportservice
Mikael Bergdahl
Thomas Friman

Tel: +46 36 15 22 85
Tel: +46 36 15 22 86
Spedition / Transport Utrikes
e-post
Tel: + 46 31 337 05 70
Elmia Utställarförsäkring
Hans Thunström, Länsförsäkringar
e-post
Tel: + 46 73 964 27 50
Resa & boende
Boka boende online
 
Direkttelefoner under mässan
Infodisk Lobby Syd
Tel: +46 36 15 21 18

Alkoholbestämmelser

Elmias restauratör Sodexo AB har utskänkningstillstånd för anläggningens restauranger, hallar och konferensavdelning. Det innebär att du som utställare måste vända dig till Sodexo om du vill servera alkohol i din monter.

Sodexo restauranger levererar då direkt till er monter enligt gällande prislista. Servering av alkoholhaltliga drycker måste enligt alkohollagen hanteras av serveringspersonal.

Sodexo restauranger ombesörjer uthyrning av serveringspersonal. Det är inte tillåtet att ta med egen alkohol eller serveringspersonal.

Alkohol får serveras tidigast från och med kl 11.00.

Vid frågor vänligen kontakta: Gunnar Westerlund, tel. + 46 36 15 21 71


Kvällsaktivitet i montern

Genom att utnyttja er redan fina träffpunkt på mässan även för kvällen, så kan ni träffa era kunder under avslappnade former efter mässans stängning. Fyll i din ansökan under Mina sidor om du vill ha aktiviteten i din monter eller i någon av Elmias restauranger.

Pris för kvällsaktivitet är 1 500 SEK per påbörjad timme.

Ansökan till Elmia

Ansökan om tillstånd behövs för aktiviteter som sker i er monter eller i någon av Elmias restauranger efter mässans stängning och fram till kl 22.00. 

Fyll i din ansökan under Mina Sidor senast två veckor före mässan. 

Mat och dryck kan bokas via Sodexo som är Elmias restauratör på området. Kontakta Gunnar Westerlund tel +46 36 15 21 71 eller Beata Magnusson, tel +46 36 15 21 56.

Enligt svensk alkohollag är det inte tillåtet att servera alkoholhaltiga drycker själva, utan det måste beställas genom den som har utskänkningstillståndet på området. Läs mer här.

För hjälp med möbler, teknik eller andra praktiska detaljer, kontakta Utställarsupport (se sidan "Vem svarar på vad?").